Инструкция по организации офисного переезда

Развитие бизнеса, приобретение собственного помещения, аренда более выгодных площадей, расширение или изменение географии работы компании рано или поздно потребуют перевезти офис. Некоторые считают, что достаточно заказать ГАЗель и просто транспортировать на новое место технику, мебель и документы. И в результате сталкиваются с проблемой неработающих компьютеров, оцарапанных столов и потерянных бумаг.
Процесс офисного переезда довольно сложен, требует от руководителя грамотной организации, а от членов коллектива — слаженной работы. И, конечно же, помощи опытных специалистов. При отсутствии всех этих факторов перед владельцем компании встает целый ряд проблем, характерных для перевозки офисов.

Типичные проблемы офисного переезда

Организация транспортировки офиса по новому адресу требует решения целого ряда проблем. Многие руководители пытаются организовать процесс собственными силами сотрудников, просто заказав для грузоперевозки ГАЗель: Воронеж предостерегает от такого решения и советует вначале выяснить у персонала следующее:

• имеет ли кто-то опыт разборки и сборки мебели (также придется побеспокоиться о наличии необходимых инструментов);
• может ли кто-то организовать грамотную упаковку и последующее переподключение офисной техники;
• согласны ли ваши сотрудники заняться самостоятельной погрузкой габаритной и объемной мебели;
• кто возьмет на себя решение проблемы с уборкой старого и нового помещения после переезда.

Далеко не каждый коллектив может правильно и грамотно подготовить имущество компании к транспортировке. Чтобы избежать повреждений, случайных поломок и гарантировать целостность оборудования фирмы, стоит заключить договор со специализированной компанией, опытные сотрудники которой организовали не одну поездку и знают, что, как и когда стоит делать.
Конечно, существуют работы, которые сотрудники компании будут обязаны выполнить самостоятельно. К ним относится упаковка личных вещей и рабочей документации, а также носителей информации, печатей и других важных для работы фирмы атрибутов. Все остальное можно доверить профессионалам.

Планирование грузоперевозки

Одним из самых важных признаков качественной перевозки офиса является организация процесса с минимизацией простоя работы компании. Поможет осуществить переезд грамотно тщательное планирование. Поэтому, прежде, чем заказать ГАЗель Воронеж рекомендует до мелочей продумать будущую транспортировку и заняться ее организацией.

Подготовка

Основой эффективного и продуктивного переезда является грамотное планирование. Поэтому на этапе подготовки необходима разработка четкого плана будущего переезда, который будет включать все необходимые действия, содержать данные об обязанностях каждого из сотрудников и работ, которые будут выполняться нанятыми специалистами.
Опытные сотрудники транспортных компаний обычно предоставляют квалифицированную помощь в подготовке к офисному переезду не только делом, но и советами. Поэтому стоит прислушиваться к их мнению и следовать рекомендациям.
Одним из важных моментов подготовки к переезду является упаковка документов и имущества. Приобрести упаковочные материалы можно самостоятельно или воспользовавшись специальной услугой транспортной компании. Для перевозки личных вещей сотрудников и документов лучше всего подойдут картонные коробки, маркированные, запакованные и обязательно подписанные. Технику лучше всего перевозить в той упаковке, в которой она была куплена. В случае отсутствия таковой можно использовать коробки подходящего размера и пенопласт или другие упаковочные материалы. Все элементы мебели стоит обмотать специальной пленкой — это позволит уберечь ее во время транспортировки от царапин и случайных повреждений.
Также, прежде чем заказать ГАЗель, необходимо определиться с объемом имущества. Это повлияет на выбор автомобиля с конкретным типом кузова (тентованный, фургон, удлиненный). Правильно оценить масштабы переезда помогут грамотные и опытные сотрудники транспортной компании.
Не стоит забывать, что помимо разборки мебели и упаковки техники, внимания требуют и офисные растения, а также аквариумные рыбки и разнообразные элементы декора (картины, панно, объемный логотип, вывеска). Многие вспоминают об их существовании только в момент погрузки. Опытные упаковщики смогут организовать их транспортировку таким образом, чтобы сохранить целостность и избежать повреждений.
Подготовить стоит не только имущество компании, но и оба помещения. Нужно обязательно показать его сотрудникам транспортной компании, чтобы они смогли грамотно спланировать ваш переезд, учитывая особенности планировки и размеры дверных проемов. Новое помещение обязательно должно быть убрано и готово к «вселению». Осуществить это можно, освободив его от остатков деятельности строителей и бывших хозяев.

Переезд

Некоторые компании для того, чтобы минимизировать ущерб от простоя работы, предпочитают осуществлять перевозку поздно вечером, ночью или в выходной день. Заказывая для такой грузоперевозки ГАЗель, Воронеж советует заранее обговорить этот момент с сотрудниками и водителем. Возможно, для осуществления контроля или во время транспортировки важных документов потребуется присутствие руководителя или ответственного лица. Поэтому время и дату переезда стоит озвучивать заранее.
Во время переезда сотрудники транспортной компании загрузят упакованное ранее имущество в автомобиль (или несколько автомобилей), доставят по нужному адресу (сделав один или несколько рейсов, в зависимости от необходимости и заключенного договора), а также соберут и расставят мебель и технику на место.
Многие ТК выполняют офисные переезды «под ключ», полностью избавляя руководителей и сотрудников от проблем с транспортировкой и доставкой. Некоторые владельцы компаний предпочитают полностью контролировать процесс самостоятельно или назначая кого-то ответственным лицом. Решается этот вопрос в индивидуальном порядке и обязательно оговаривается в договоре.

Завершение

Чтобы офисный переезд минимально сказался на производственном процессе, необходимо правильно подготовить рабочие места к приходу сотрудников. Поэтому помимо того, чтобы заказать ГАЗель, Воронеж рекомендует воспользоваться услугами по уборке помещения после переезда. Многие транспортные компании включают в стоимость транспортировки услуги, подразумевающие уборку упаковочных материалов и мусора, навес картин, постеров, логотипов и штор, монтаж светильников и т. д.

Особые условия

Некоторое офисное имущество не подлежит обычной транспортировке, требуя использования специального такелажного оборудования. Это сейфы, габаритная неразборная мебель и т. д. Специалисты советуют прежде, чем заказать ГАЗель, продумать все особенности предстоящей грузоперевозки и воспользоваться советами профессионального оценщика транспортной компании.
Правильно спланированный и грамотно организованный переезд позволит вам избежать таких проблем, как остановка рабочего процесса, потеря важных документов или имущества, поломка мебели и конфликты в коллективе. Это, а также собственное душевное спокойствие, можно считать достаточными доводами в пользу обращения к услугам профессионалов.